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如何邀请记者参加新闻发布会?只需这10步

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很多公司在发布新品或者危机公关时,都需要召开新闻发布会,那么,如何邀请记者参加新闻发布会呢?其实,新闻发布会的记者邀请只需10步即可,一起来看具体邀请步骤。

如何邀请记者参加新闻发布会?只需这10步

如何邀请记者一、确定新闻发布会主题

任何一个新闻发布会都有一个主题,这个主题也直接决定着记者是否对该话题感兴趣,是否愿意更加积极的参与进来。新闻发布会的主题一般与企业新推出的产品、服务、周年庆典等重大事宜或者危机公关相关,那么,新闻发布会的主题就需要围绕这些点来展开。

如何邀请记者二、确定新闻发布会时间

给记者提供一个准确的时间,有利于记者准点到达。很多人为了防止记者朋友迟到,故意将召开时间报早了半小时甚至一小时,其实这完全没有必要,因为记者们一般都会比较准时,大多数记者都会提前15分钟左右到场,如果时间报的过早,就会让早到的记者非常无聊,并且还可能耽误记者的其他事宜,从而引发情绪的不满。

如何邀请记者三、确定新闻发布会地点

给媒体朋友提供新闻发布会地点的时候,一定要尽可能详细,例如一定要精确到某个区、某条路的某个大厦的几楼、哪个房间。这些看似并不复杂的工作,如果没有处理好,就可能给记者带来很多不便。曾经遇到过一种情况,当时企业没有把地址说的很清晰,结果导致部分记者去到了另外一个同名大厦里面,这就非常尴尬了。另外,在会议召开的当天,建议在门口、走廊等关键地点布置好指示牌,防止记者迷路。企业一定要谨记一点,你的每一点用心,记者都能够感受的到。

如何邀请记者四、到场接待

一般而言,企业会选定一个记者带领其他记者朋友一起到现场,此时,企业最好拍一个专门的媒介来与之对接,防止出现差错。活动现场一般都会配置好矿泉水、笔、纸张以及伴手礼,这对维护媒体记者的好感度比较重要。在有些特殊的节点,有些重量级的媒体可能还需要企业方来接待,这些细节都需要安排到位,方不至于影响到发布会的正常召开。

如何邀请记者五、撰写并提供新闻通稿

很多商业活动的稿件,是需要企业方提供的,这就需要企业提前准备好相关稿件。一般而言,网媒的新闻通稿字数是一千字左右,平面媒体的字数可能较少,一般只需要几百字。配图方面建议多准备几张,以便根据不同媒体的要求进行提供。另外,如果您还邀请了电视媒体或者网络视频媒体,那还需要你准备好配音字幕稿和视频中提及的重要人物的姓名和职称。

如何邀请记者六、准备采访话题

很多商业发布会中,都会提前准备好采访稿,这样做一方面可以协助企业更好的准备回复的答案,另一方面也为记者提供了一个提问的思路,防止记者的采访话题跑偏,甚至提出很多令受访人难以回答的问题而使得场面非常尴尬。

如何邀请记者七、确定合作媒体

确定合作媒体主要包含三个方面,一个是确定合作时间(一般需要提前一周左右告知);一个是确定媒体类型(网媒、平煤、电视媒体等等);一个是确定媒体数量(各类媒体分别邀请一部分还是主要邀请平媒记者?是否需要邀请KOL?)确定好合作媒体之后,尽可能早的为媒体记者准备好媒体邀请函,防止记者在发布会召开时已有其他安排。

如何邀请记者八、活动流程对接

一般而言,企业都会将活动流程提前给到记者,这样做一方面是让记者对整个发布会有一个整体的了解,一方面防止了记者在采访环节不在场的尴尬。另外,记者的时间非常紧张,部分记者拿到素材之后,可能在领导讲话时就会离开现场,所以,企业的采访环节一定要安排在领导讲话之后的第一时间。

如何邀请记者九、媒体报道

一般的商业发布会结束之后,记者朋友们往往会根据企业提供的新闻通稿来报道整场发布会的内容及企业的相关情况,但也有一些不太合作的记者,会在撰写稿件时,加入自己的很多观点,这样的报道就属于风险较大的类型了,所以,媒体报道之后,一定要及时进行监测。

需要注意的是,媒体收稿有一个时间限制,很多纸媒下午两三点就截稿了,所以,如果你的发布会时间较晚,当天的报道肯定上不了报纸,相对而言,网媒倒是对时间的要求没有那么高。曾经遇到一个企业的新闻发布会安排在了周五下午,于是很尴尬的一幕出现了,记者朋友们开完发布会、整理完稿件之后,报社早就停止接收稿件了,如果遇到周末不刊发的纸媒,那就只能等到下周一才能发稿了,这就大大降低了新闻发布会的时效性。

如何邀请记者十、反馈与复盘

新闻发布会开完之后,并不代表着事件的完结。企业还需要针对各类媒体的报道进行及时的检测,并对整场发布会做全面复盘,以便在下次召开发布会时可以取得更加理想的效果。新闻发布会是企业品牌传播的重要一环,一定要谨慎对待。


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