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公关活动:策划新闻发布会的几个关键要素

来源:Loki | | 活动策划 |

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在如今的互联网时代,企业的传播多种多样,其中最为正式的方式要属新闻发布会了。对于很多企业或者公司来说,如果想要让外界对他们企业或者公司展开更加深入的了解,就必须巧妙的借助于品牌发布会这种十分有效的对外宣传手段。新闻发布会是一个非常正式的宣传形式,通常企业只有非常正式的信息需要向公众宣传的时候才会使用,这点是新闻发布会不同于其他如新媒体等宣传手法的地方。一场策划良好的新闻发布会能够起到帮企业正确传达企业的主观意愿、树立品牌精神和维护媒体关系的作用,那么如何策划一个优秀的新闻发布会呢?

首先,要先确定发布会信息面向的人群。一个好的新闻发布会,需要有明确的信息发布定位人群,同时这个人群要尽量具体,笼统的定位如“有钱人”、“喜欢打游戏的人”这类定位会直接影响到发布会质量。定位准确人群其实不难,根据企业产品或者发布信息定位的人群定位即可。

在定位人群时,最好从三个维度进行考虑。

一、信息希望影响谁

卖奢侈品的,信息定位自然是有生活追求的,苹果手机定位是果粉等。

二、希望通过谁去影响另一群人

有时候企业所策划的发布会并不见得能够直接影响到目标人群,这个时候可以考虑将信息传播给中介人群,如很多老人家并不关注新闻和媒体,体检企业就可以将老年保健体检等信息传播给老人的子女们。

三、通过一群人去潜在影响谁

这个是最难的,很多发布会并不能直接将信息传播给目标人群,也很难快速的间接传播给目标人群,这时候就得“旁敲侧击”,用潜移默化的方式传播。

确定好发布会信息和针对人群之后,下一步策划就是要落地的发布会流程了。其中包括确定场地、发布会时间、邀请媒体和嘉宾、活动布局和分工等,在此强调一下,作为一个企业公关活动的策划人员,除了以上流程外,为确保发布会良好举行,还需要非常细心的策划细节,如嘉宾和媒体的座位安排、发布会现场的特效安排等,出现问题,反应必须要迅速。

发布会的场地

可以是室内也可以是室外,鉴于企业新闻发布会的形式而定,需要考虑到交通、价格预算、记者拍照采访是否便利等因素。

发布会的时间

发布会需要尽早通知,建议提早两周左右发出邀请函,这样可以帮助媒体和嘉宾提前安排好时间,确定到场。最好避开周末和节假日,发布会的时长控制在两个小时左右,合理安排好企业发言和媒体提问的时间比例,因为还有留时间给媒体记者们撰写新闻稿发布,所以建议在上午举办,这样第二天一早基本上就能看到发布会的初步成效。

初步确定到场嘉宾和媒体

要提前确定好到场的嘉宾和媒体,新闻发布会不是活动,不是人越多越好,现场的人员要提前安排座位等,确保的信息传达无误。对于邀请函目前有三种:纸质邀请函、电子邀请函和实物邀请函。现在纸质的比较少了,基本上是有纪念意义的活动或者政府主办的居多,电子邀请函较为普遍,原因是能够传递更多的信息。实物邀请函多为产品发布会使用的多,企业按自身需求选择。

提前考虑好媒体的实际需要,针对记者不同的需求,分别提供有价值的背景资料、产品体验,尽可能最大化发布会的报到率。

 活动流程安排

新闻发布会不是活动现场,不需要过多的活动来表现,发布会现场布置建议简洁明了为主,场馆整体的设计风格符合现场布置,关键信息要在明显的地方能够看到如发布会的内容、日期、关键新闻点等,对于嘉宾座位安排要细心,当通常企业领导人和嘉宾人数相近时,建议分两边坐,级别越高的人越靠中间。当各方人数不对等时,建议按身份坐一起,如企业的首席执行官最好和政府领导坐一起,以便可以让领导得到更好的照顾,另一方面也可以让他们多多交流。必要时候带上坐席卡,明确职务和姓名,新闻发言人要有一定的企业权利,因为代表的是公司的形象,公关策划人员建议永远多准备一份演讲稿,以备不时之需。

作为新闻发布会的主办方,还要肩负起作为交流纽带的作用,一般在发布会开始前就要开始,当每一位嘉宾到场时,将嘉宾和领导串联在一起,并为嘉宾相互介绍。

当发布会结束后,还要对记者和嘉宾持续跟进。如果相互间没有业务相关的往来,可以以企业领导的名义给嘉宾发送一份感谢信。如果有业务相关的嘉宾,在信息中可以表明对合作的看法及意愿。

为参加发布会的嘉宾发去活动照片、讲话的反馈信息,这样一系列的方式可以进行持续传播。

很多初创或者名气不是很大的企业可能会面临一个问题——很难吸引媒体的关注,哪怕是跟企业自身息息相关的信息,也老是无人为津。其实,企业能不能有关注度就取决于企业本身的行业地位和发布信息的价值,这个价值不是对于企业而言的,是对于公众和媒体而言的,当企业没有高度的知名度的时候,就要想办法创造新闻点吸引媒体的关注。

新闻发布会策划是一个实践性非常强的工作,非常考验公关策划人员的策划能力和随机应变能力,在这些能力之余,更加重要的,是细心,发布会从策划到落实在最后结束,是一连串相辅相成的工作,很小一个细节的错误都可能导致重大问题的发生,望各位公关从业者共勉。


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